XXL factory agence digitale, vous invite à lire et partager un article sur la digitalisation de votre courrier.
Le phénomène de digitalisation que connaissent actuellement les entreprises concerne la grande majorité des secteurs. Il est admis que la transformation digitale est un levier de croissance déterminant, et les petites entreprises comme les grands groupes adaptent leur organisation et leurs systèmes d’information pour être en mesure de répondre aux enjeux du numérique. Lorsque l’on évoque les services à digitaliser, la majorité des décideurs pensent au marketing, aux ressources humaines, ou encore à la fonction commerciale. Mais le service courrier, perçu comme un service au fonctionnement plus traditionnel, a lui aussi amorcé sa mutation. La digitalisation de ce service courrier peut être très pertinente pour une entreprise. Voici pourquoi…
La digitalisation du service courrier réduit les coûts
La dématérialisation du service courrier implique de se servir d’une plateforme web pour centraliser ses opérations. L’utilisateur pilote ses actions de la préparation de l’envoi à la gestion post-livraison. La plateforme web a pour effet de permettre une réduction des coûts liée à la dispense d’utilisation des machines et consommables. Le recours à une machine à affranchir et le renouvellement des cartouches d’encre de l’imprimante ne sont, par exemple, plus nécessaires.
Mais un service courrier digitalisé vous permet aussi de réduire vos coûts de manière indirecte, grâce notamment à l’analyse de données. Une gestion précise de ces données est désormais possible. Dans la durée et sur des volumes conséquents, elle vous offrira une meilleure connaissance de vos destinataires et vous permettra ainsi d’économiser des montants de grande ampleur. Vous limiterez les PND (plis non distribués), qui sont des courriers renvoyés à l’expéditeur en raison d’une fausse adresse ou d’un nom erroné. De manière générale, la dématérialisation peut faire économiser jusqu’à 20% à une entreprise sur l’envoi de courriers recommandés.
Une meilleure organisation de l’entreprise
La dématérialisation du service courrier permet de réaliser des gains de temps grâce à l’instantanéité de diffusion de l’information qu’offrent ces solutions. Elle permet également d’améliorer son organisation. Les outils de visualisation étant plus performants, il devient plus simple de savoir comment répartir les efforts de ses équipes pour gagner en productivité. De plus, la modernisation de l’activité offre tout simplement une meilleure qualité de service, aussi bien au niveau de la collecte, de la distribution du courrier, que du suivi. Le service étant optimisé, les destinataires le ressentent également, surtout avec l’envoi d’une lettre recommandée en ligne.
La digitalisation du service courrier facilite également son intégration avec des systèmes tiers (ex: CRM) ainsi que l’archivage des preuves d’envois avec avis de réception.
De nombreux acteurs de tous les secteurs ont déjà opté pour une dématérialisation de leur service courrier. Cela leur permet de prendre une longueur d’avance sur leurs concurrents dans ce domaine. Pour optimiser la croissance d’une entreprise, il faut combiner de bonnes décisions stratégiques à une mise en place opérationnelle efficace. La dématérialisation du service courrier n’est pas contraignante à mettre en place et le retour sur investissement peut être très bon. Pensez-y lorsque vous chercherez des leviers de croissance intéressants.
Il convient de préciser que la dématérialisation du courrier n’est pas réservée aux entreprises et peut aussi être très utile pour un usage personnel. Envoyer un recommandé en ligne sans avoir à attendre plusieurs jours un avis de réception papier peut parfois s’avérer très utile !
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